Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

Затверджено Рішенням зборів суддів

Рівненського апеляційного суду

від 29.11.2018 року

(зі змінами  рішення зборів суддів від 18.01.2019 року;

29.01.2019 року; 31.05.2019 року;

21.09.2020 року; 06.04.2021 року )

 

Засади використання автоматизованої системи

документообігу суду в Рівненському апеляційному суді 

 

1. Загальні положення

 1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Рівненському апеляційному суді (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 07 липня 2015 року № 2453-VI в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від 12 лютого 2015 року № 192-VIII, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 в редакції, затвердженій Рішенням Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25 (далі - Положення).

 

1.2. Засади - це правила застосування Положення в Рівненському апеляційному суді ( далі – Суд), з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів України.

Засади визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) в Суді, урегулювання питань, які відповідно до Закону України „ Про судоустрій і статус суддів” та Положення, відносяться до повноважень зборів суддів.

 

1.3. Затверджені рішенням зборів суддів Засади вносяться до АСДС не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад, збори суддів Суду новим рішенням затверджують Засади в новій редакції. Засади у новій редакції (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Засади (зі змінами та доповненнями) оприлюднюються на веб-сайті Суду веб-порталу судової влади України.

 

1.4. У Суді використовується комп'ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

 

1. Особливості реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

 

2.1. В АСДС автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства Суду. Цей номер містить індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

Справи, не закінчені провадженням на початок нового звітного року перереєстровуюся в АСДС у перший робочий день нового року станом на 1 січня наступного за звітним року  із формуванням нового номеру провадження судової справи у поточному (новому) році у хронологічному порядку. Реєстрація справ що надійшли після 01 січня нового року здійснюється після завершення перереєстрації справ попереднього звітного періоду.

 

2.2. У листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи та номера провадження справи у Суді.

 

2.3. Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових)  дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії, - невідкладно при надходженні такого клопотання до суду.

2.3.1. Розгляд справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та /або розгляду в неробочі дні  (клопотання в порядку Глави 21 КПК України, Законів України „Про оперативно-розшукову діяльність” та „Про контррозвідувальну діяльність”), – здійснюється слідчими суддями – визначеними згідно графіка чергування, затвердженого Розпорядженням голови суду (особи, що виконує його обов’язки).

2.3.2. Реєстрація клопотань, поданих та розглянутих у вихідні та неробочі дні у порядку, визначеному п. 2.3.1 Засад, здійснюється невідкладно та першочергово у наступний за вихідним (неробочим) днем робочий день, із внесенням до АСДС усіх відповідних даних.

 

1. Особливості розподілу судових справ між суддями

 

3.1. У Суді застосовується:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторний автоматизований розподіл судових справ.

 

3.2. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за п’ять робочих днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки (якщо їх тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів);

у період відпустки судді;

у дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, виконання інших повноважень, без відбуття у відрядження ( за наявності наказу, розпорядження голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, зокрема у випадках здійснення адміністративних повноважень (участь у нарадах, зустрічах, тощо, без відбуття у відрядження).

 

3.3. Дні, у які судові справи не розподіляються щодо конкретного судді, враховуються при розрахунку коефіцієнту його навантаження на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

1. Спеціалізація суддів

 

4.1.   У Суді визначається наступна спеціалізація суддів:

- з розгляду цивільних справ;

- з розгляду кримінальних проваджень ( справ);

- з розгляду справ про адміністративні правопорушення;

- слідчі судді;

- із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх;

 

  4.2. Спеціалізація судді при розподілі цивільних справ та кримінальних справ і проваджень визначається з урахуванням його належності до судової палати. Рішення про утворення судових палат, їх кількісний і персональний склад приймаються у порядку, визначеному Законом України „Про судоустрій і статус суддів”.

У Суді діє судова палата з розгляду цивільних справ у кількості 12 суддів та судова палата з розгляду кримінальних справ (проваджень) у кількості 11 суддів.

 

4.3. Справи про адміністративні правопорушення розглядаються головою Суду його заступниками та секретарями судових палат.

 

4.4. Слідчі судді визначаються у порядку, встановленому КПК України.

 

4.5. Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх обираються у порядку, визначеному Законом України  „Про судоустрій і статус суддів” .

 

 

1. Засади формування колегії суддів

 

5.1. Збори суддів визначають постійні колегії суддів, з урахуванням їх належності до судових палат, спеціалізації та положень процесуального законодавства.

Постійні колегії суддів складаються з основного складу та резервних суддів:

- основний склад постійних колегій суддів – визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи по суті;

- резервні судді постійних колегії – судді, які залучаються на заміну судді (суддів) – члена (членів) основного складу постійних колегій (за винятком судді – доповідача) у разі неможливості останнім (останніми) здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ.

Внесення змін до кількісного та персонального складу постійних колегій суддів здійснюється зборами суддів.

 5.5.1 У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу та резервних суддів судової палати з розгляду кримінальних справ (проваджень), суддя-доповідач визначається із числа всіх суддів вказаної палати; визначення членів колегії здійснюється із числа усіх суддів Суду, без урахування  їх приналежності до судових палат у наступному порядку:

- автоматизована система визначає суддю-доповідача із числа всіх суддів судової палати з розгляду кримінальних справ (проваджень)  шляхом авторозподілу на одного суддю;

- автоматизована система визначає суддів-членів колегії з числа всіх суддів Суду (шляхом повторного авторозподілу).

У разі неможливості визначити суддю-доповідача із числа всіх суддів судової палати з розгляду кримінальних справ (проваджень) справа передається для визначення підсудності, у порядку, визначеному чинним процесуальним законодавством.

 

( нова редакція - рішення зборів суддів від 06.04.2021 року)

 

 

5.2. Судова палата з розгляду цивільних справ поділяється на 2 постійні колегії суддів, згідно списку (Додаток 1 ). 

Судова палата з розгляду кримінальних  справ (проваджень) поділяється на 2 постійні колегії суддів, згідно списку (Додаток 2). (нова редакція -   рішення зборів 31.05.2019 року).

 

5.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється із врахуванням визначеного процесуальним законодавством  складу для розгляду конкретної справи.

5.3.1. Апеляційні скарги на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції згідно цивільного та кримінального процесуального законодавства, заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами, подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого розглядаються колегіально –  у складі трьох суддів. 

У випадках, передбачених ч.9 ст. 31 КПК України, склад колегії для розгляду справи може бути збільшено до п’яти суддів, відповідно до п. 6.1 Засад.

5.3.2. Клопотання, які подаються в порядку виконання судових рішень, апеляційні скарги на постанови у справах про адміністративні правопорушення, ухвалені судом першої інстанції,  заяви, про визначення підсудності в порядку ст. 108 ЦПК України, - розглядаються суддею одноособово. 

5.3.3. Розгляд клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій здійснюється слідчим суддею, одноособово відповідно до глави 21 КПК України.  ( Додаток 3)

5.3.4. Кримінальні провадження (справи) щодо неповнолітніх, розглядаються колегією суддів у складі трьох суддів судової палати з розгляду кримінальних справ, суддя – доповідач обов’язково визначається з суддів, уповноважених здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх. (Додаток 4).

 

5.4. У справах, у яких передбачено одноособовий розгляд, автоматизованою системою визначається головуючий суддя.

 

5.5. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі визначається суддя-доповідач із числа всіх суддів Суду з урахуванням спеціалізації та складу судових палат.

Суддя-доповідач при колегіальному розгляді - є головуючим у справі.

Після визначення судді – доповідача автоматизованою системою визначається склад колегії суддів з числа суддів основного складу постійно-діючої колегії.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів основного складу, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів даної колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації та складу судових палат.

 Засади формування колегії суддів у випадку збільшення складу колегії суддів, необхідності внесення змін до складу колегії суддів за відсутності судді-члена колегії з поважних причин ( крім судді – доповідача). 

 6.1. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

6.2. У разі неможливості продовження розгляду справи (призначення справи до розгляду) одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та  пологами, довготривале перебування на  лікарняному або у відпустці тощо) та у інших випадках, коли суддя-член колегії не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (зокрема, у зв’язку з припиненням повноважень судді) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, що виконує його обов’язки) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду та підпункту 5.5. Засад.

 

    6.3. У разі необхідності збільшення складу колегії суддів, у випадках, визначених законом, після проведення автоматизованого розподілу справи, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службової записки судді-доповідача здійснюється повторний  автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення  складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду та підпункту 5.5. Засад

6.4. Розподіл судових справ, які повернулись до суду вищої інстанції, після скасування судового рішення з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції та апеляційних скарг, які надійшли до суду повторно, після повернення справи до суду першої інстанції, з передбачених процесуальним законом підстав здійснюється на загальних підставах.

 Визначення коефіцієнтів форми участі, складності категорій справ та адміністративних посад

 

7.1. Встановити наступні коефіцієнти форми участі судді у розгляді судової справи:

• для судді-доповідача — 1;
• для головуючого судді – 1;
• для судді-учасника судової колегії — 0,01;
• для запасного судді -0,01.

 

7.2. Встановити наступні коефіцієнти складності судових справ:

Категорія судової справи	Коефіцієнт складності	Критерій визначення коефіцієнта складності
Про адміністративні правопорушення	0,01	-
Визначення підсудності	0,3	-
Перегляд справ на ухвали слідчих суддів  судів першої інстанції	1	-
Розгляд клопотань про негласні слідчі дії	0,01	-
Цивільні справи	1	До 3 томів
Цивільні справи	2	Понад 3 томи
Кримінальні справи	1	До 10 томів
Кримінальні справи	3	11-20 томів
Кримінальні справи	6	21-30 томів
Кримінальні справи	9	Понад 30 томів

 

            7.3. Суддям, які обіймають адміністративні посади та секретарям судових палати, з метою забезпечення умов для виконання ними як обов’язків за займаною посадою так і обов’язків судді,  встановити наступні відсотки навантаження порівняно з навантаженням інших суддів:

- голова суду – 90 %

- заступники голови суду – 90 %

 

1. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ

           

            8.1. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України та при обранні членом Ради суддів України), а також у випадках виявлення значної різниці у навантаженні на суддю ( колегію суддів) – за Розпорядженням голови суду (особи, що виконує його обов’язки) на підставі довідки секретаря судової палати (заступника голови суду, відповідно до розподілу обов’язків), - встановити навантаження 80 % на час виконання іншої роботи (або до усунення різниці в навантаженні), але не більше ніж на 1 місяць.

 

8.2. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів - розподіл судових справ здійснюється за Розпорядженням голови суду (особи, що виконує його обов’язки) з дотриманням принципів черговості (в алфавітному порядку) та спеціалізації ( у випадку застосування такої) до усунення відповідних обставин.

У випадках, передбачених пунктом 8.2. Засад голова суду (особа, що виконує його обов’язки) виносить Розпорядження, яке додається до матеріалів справи, а копія -  зберігається у відповідній номенклатурній справі суду.

Після усунення відповідних обставин судові справи реєструються в АСДС, до АСДС також вносяться і Розпорядження про розподіл справи.

 

8.3. У разі настання обставин, зазначених у пункті 8.2 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (п. 2.3.57 Положення) здійснюється в порядку, визначеному п. 8.2. Засад, до усунення відповідних обставин.

 

8.4. Автоматизований розподіл судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та /або розгляду в неробочі дні  (клопотання в порядку Глави 21 КПК України, Законів України „Про оперативно-розшукову діяльність” та „Про контррозвідувальну діяльність”), – здійснюється у порядку, визначеному п. 2.3 -2.3.2 Засад.

 

8.5. З метою недопущення порушення строків розгляду судової справи  (п. 2.3.17 Положення), за Довідкою секретаря палати, а у випадку його відсутності – заступника голови суду, відповідно до розподілу обов’язків, забезпечити здійснення повторного автоматизованого розподілу судових справ не пізніше дня, наступного за тим, коли стало відомо про вказані обставини, - у наступних випадках:

 - у випадку відсутності (заздалегідь відомої відсутності) судді-доповідача пов’язаної з тимчасовою непрацездатністю, що може призвести до порушення строків розгляду судової справи, - на строк понад 30 календарних днів;

- у випадку відсутності (заздалегідь відомої відсутності) судді-доповідача у справі про розгляд апеляційної скарги на ухвалу слідчого судді, пов’язаної з тимчасовою непрацездатністю, відрядженням, що може призвести до порушення строків розгляду кримінального провадження за апеляційною скаргою, - на строк понад 10 календарних днів.

8.5.1. У випадку тимчасової відсутності судді-доповідача на менший строк, повторний автоматизований  розподіл справ не проводиться.

 

1. Особливості розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

 

9.1. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді ( судді-доповідача)  у випадках, передбачених підпунктами 2.3.43-2.3.46 пункту 2.3. Положення, якщо така відсутність призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством, - такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому на загальних підставах.

 

1. Прикінцеві та перехідні положення.

 

10.1 Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження Зборами суддів Рівненського апеляційного суду та застосовуються з дня наступного за датою набрання ними чинності.

 

10.2. Керівнику апарату Суду забезпечити оприлюднення Засад на веб-сайті Суду.

 

10.3. Керівнику апарату Суду забезпечити проведення налаштування АСДС згідно Засад.

 Додаток № 1

Постійні колегії суддів

судової палати з розгляду цивільних справ

Рівненського апеляційного суду

Колегія №	Основний склад колегії	Резервні судді
1	Хилевич С.В.
	Ковальчук Н.М.	Гордійчук С.О
	Шимків С.С.	Боймиструк С.В.
2
	Шимків С.С.  Гордійчук С.О.  Боймиструк С.В.	Хилевич С.В. Ковальчук Н.М.

(нова редакція – збори суддів від 06.04.2021 року )

Додаток № 2

 

Постійні

 колегії суддів судової палати з розгляду кримінальних справ (проваджень)

Рівненського апеляційного суду

Колегії № день засідань	Основний склад	Резервні судді
1 вівторок	Полюхович О.І.	Шпинта М.Д.
	Збитковська Т.І.
	Гладкий С.В.
2 четвер	Шпинта М.Д.	Полюхович О.І.
	Збитковська Т.І.
	Гладкий С.В.

 

(нова редакція – рішення суддів 21.09.2020 року)

 

Додаток № 3

Слідчі судді

Рівненського апеляційного суду

Полюхович О.І.

Збитковська Т.І.

Гладкий С.В.

Шпинта М.Д.

 

Додаток № 4

Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження

щодо неповнолітніх в Рівненському апеляційному суді

( зміни - збори суддів від 18.01.2019 року)

 

1. Шпинта М.Д.
2. Гладкий С.В.
3. Збитковська Т.І.
4. Полюхович О.І.