Рішення зборів суддів Рівненського апеляційного суду від 28 березня 2025 року

Затверджено Рішенням зборів суддів Рівненського апеляційного суду від 28 березня 2025 року

Засади використання автоматизованої системи

документообігу суду в Рівненському апеляційному суді 

1. Загальні положення

 1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Рівненському апеляційному суді (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 (далі - Положення) та інших нормативно-правових актів.

1.2. Засади - це встановлені зборами суддів в межах компетенції, правила застосування Положення в Рівненському апеляційному суді ( далі – Суд), з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

Засади визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу суду (далі – АСДС) в Суді, урегулювання питань, які відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення, відносяться до повноважень зборів суддів.

1.3. Затверджені рішенням зборів суддів Засади вносяться до АСДС не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад, збори суддів Суду новим рішенням затверджують Засади в новій редакції. Засади у новій редакції вносяться до автоматизованої системи суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Засади оприлюднюються на офіційному сайті Суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

1.4. У Суді використовується комп'ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.4.1. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в Суді здійснюються адміністратором автоматизованої системи на підставі укладених договорів.

1. Особливості реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

2.1. В АСДС автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства Суду. Цей номер містить індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

Справи, не закінчені провадженням на початок нового звітного року перереєстровуються в АСДС у перший робочий день нового року станом на 1 січня наступного за звітним року  із формуванням нового номеру провадження судової справи у поточному (новому) році у хронологічному порядку. Реєстрація справ, що надійшли після 01 січня нового року здійснюється після завершення перереєстрації справ попереднього звітного періоду.

 2.2. У листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи та номера провадження справи у Суді.

2.3. Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових)  дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії, - невідкладно при надходженні такого клопотання до суду.

2.3.1. Розгляд справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та /або розгляду в неробочі дні  (клопотання в порядку Глави 21 КПК України, Законів України «Про оперативно-розшукову діяльність» та «Про контррозвідувальну діяльність»), – здійснюється слідчими суддями – визначеними згідно графіка чергування, затвердженого Розпорядженням голови суду (особи, що виконує його обов’язки).

2.3.2. Реєстрація клопотань, поданих у вихідні та неробочі дні у порядку, визначеному п. 2.3.1 Засад, здійснюється відповідальною особою при надходженні такого клопотання до суду.

1. Особливості розподілу судових справ між суддями

 3.1. У Суді застосовується:

автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторний автоматизований розподіл судових справ.

3.2. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за п’ять робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів ( за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо їх тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду).

3.3. Дні, у які судові справи не розподіляються щодо конкретного судді, враховуються при розрахунку коефіцієнту його навантаження на момент автоматизованого розподілу судової справи.

1. Спеціалізація суддів 

4.1.   У Суді визначається наступна спеціалізація суддів:

- з розгляду цивільних справ;

- з розгляду кримінальних проваджень (справ);

- з розгляду справ про адміністративні правопорушення;

- слідчі судді;

- із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх;

   4.2. Спеціалізація судді при розподілі цивільних справ та кримінальних проваджень (справ) визначається з урахуванням його належності до судової палати. Рішення про утворення судових палат, їх кількісний і персональний склад приймаються у порядку, визначеному Законом України «Про судоустрій і статус суддів».

У Суді діє судова палата з розгляду цивільних справ у кількості 12 суддів та судова палата з розгляду кримінальних проваджень (справ) у кількості 11 суддів.

 4.3. Справи про адміністративні правопорушення розглядаються головою Суду його заступниками та секретарями судових палат.

 4.4. Слідчі судді визначаються у порядку, встановленому ст. 247 КПК України.

4.5. Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх обираються у порядку, визначеному Законом України  «Про судоустрій і статус суддів» .

 5. Формування колегій суддів

5.1. Постійно діючі колегії суддів Суду визначаються зборами суддів Суду з урахуванням  належності до судових палат, спеціалізації та положень процесуального законодавства.

Постійно діючі колегії суддів складаються з основного складу та резервних суддів:

- основний склад постійно діючих колегій суддів – персональний склад постійно діючої колегії суддів, визначений зборами суддів із врахуванням вимог процесуального законодавства щодо кількісного складу суддів, які здійснюють розгляд справи по суті;

- резервні судді постійних колегії – судді, які залучаються на заміну судді (суддів) – члена (членів) основного складу постійно діючих колегій суддів (за винятком судді – доповідача) у разі неможливості останнім (останніми) здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ.

Внесення змін до кількісного та персонального складу постійно діючих колегій суддів здійснюється зборами суддів.

5.2. Судова палата з розгляду цивільних справ поділяється на 2 постійно діючі колегії суддів, згідно списку (Додаток 1 ). 

Судова палата з розгляду кримінальних  проваджень (справ) поділяється на 1 постійно діючу колегію суддів, згідно списку (Додаток 2).

5.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється із врахуванням визначеного процесуальним законодавством  складу для розгляду конкретної справи.

5.3.1. Апеляційні скарги на судові рішення, ухвалені судом першої інстанції, згідно цивільного та кримінального процесуального законодавства, заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами, подання (клопотання) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого розглядаються колегіально –  у складі трьох суддів. 

У випадках, передбачених ч. 10 ст. 31 КПК України, склад колегії для розгляду справи може бути збільшено до п’яти суддів, у передбаченому порядку.

5.3.2. Апеляційні скарги на постанови у справах про адміністративні правопорушення, ухвалені судом першої інстанції розглядаються суддею одноособово. 

5.3.3. Розгляд клопотань щодо проведення негласних слідчих (розшукових) дій здійснюється слідчим суддею, визначеним у порядку, встановленому ст. 247 КПК України, одноособово відповідно до глави 21 КПК України.  ( Додаток 3)

5.3.4. Кримінальні провадження (справи) щодо неповнолітніх, розглядаються колегією суддів у складі трьох суддів судової палати з розгляду кримінальних проваджень (справ), суддя – доповідач обов’язково визначається з суддів, уповноважених здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх. (Додаток 4).

5.4. У справах, у яких передбачено одноособовий розгляд, автоматизованою системою визначається головуючий суддя.

 5.5. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі визначається суддя-доповідач із числа всіх суддів Суду з урахуванням спеціалізації та складу судових палат.

Суддя-доповідач при колегіальному розгляді - є головуючим у справі.

Після визначення судді – доповідача автоматизованою системою визначається склад колегії суддів з числа суддів основного складу постійно діючої колегії.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів основного складу, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів даної колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації та складу судових палат.

6. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ

6.1. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України ) – за Розпорядженням голови суду (особи, що виконує його обов’язки) на підставі довідки секретаря судової палати (заступника голови суду, відповідно до розподілу обов’язків) - встановити навантаження 80 % на час виконання іншої роботи але не більше ніж на 1 місяць.

6.2. У випадках виявлення значної різниці в навантаженні суддів (колегії суддів)  відповідно до інформаційних довідок про надходження справ за відповідний період, з метою вирівнювання навантаження на суддів такі судді можуть бути виключені із автоматизованого розподілу на строк, визначений зборами суддів Суду.

6.3. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів - розподіл судових справ здійснюється за Розпорядженням голови суду (особи, що виконує його обов’язки) з дотриманням принципів черговості (в алфавітному порядку) та спеціалізації ( у випадку застосування такої) до усунення відповідних обставин.

6.3.1. У випадках, передбачених пунктом 6.3. Засад голова суду (особа, що виконує його обов’язки) виносить Розпорядження, яке додається до матеріалів справи, а копія -  зберігається у відповідній номенклатурній справі суду.

6.3.2. Після усунення відповідних обставин судові справи реєструються в АСДС, до АСДС також вносяться вся необхідна інформація та долучається Розпорядження про розподіл справи.

 6.3.3. У разі настання обставин, зазначених у пункті 6.3 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (п. 2.3.51 Положення) здійснюється в порядку, визначеному п. 6.3. Засад, до усунення відповідних обставин.

6.4. Автоматизований розподіл судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та /або розгляду в неробочі дні  (клопотання в порядку Глави 21 КПК України, Законів України «Про оперативно-розшукову діяльність» та «Про контррозвідувальну діяльність»), – здійснюється у загальному порядку, особами, відповідальними за реєстрацію та автоматизований розподіл вказаної категорії справ, які чергують у вихідні та/або неробочі дні, відповідно до п. 2.3 -2.3.2 Засад.

6.5. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді ( судді-доповідача)  у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19 підпункту 2.3.39  пункту 2.3. Положення, якщо така відсутність призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством, - такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

6.6. У разі необхідності збільшення колегії суддів, у випадках, визначених законом, після проведення автоматизованого розподілу справи, за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службової записки судді – доповідача здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду на загальних підставах.

6.7. Розподіл судових справ, які повернулись до суду вищої інстанції, після скасування судового рішення з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції та апеляційних скарг, які надійшли до суду повторно, після повернення справи до суду першої інстанції, з передбачених процесуальним законом підстав здійснюється на загальних підставах.

6.8. У разі встановлення:

- неможливості автоматизованого розподілу кримінального провадження з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією (індекс 11-кп) із числа суддів судової палати з розгляду кримінальних проваджень (справ) із підстав, визначених ст. ст. 75,76 КПК України;

- неможливості автоматизованого розподілу кримінальних проваджень з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією (індекс 11-кп), кримінальних проваджень у справах за апеляційними скаргами на ухвали слідчих суддів ( індекс 11-сс) та проваджень за поданнями (клопотаннями) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого (індекс 11-п), що потребують невідкладного вирішення (зокрема у випадку закінчення строків тримання осіб під вартою, тощо)  із підстав тимчасової відсутності суддів судової палати з розгляду кримінальних проваджень (справ) (перебування у відпустках, на лікарняному тощо), що може призвести до закінчення строків тримання під вартою, порушення строків розгляду справи, тощо,

розподіл таких справ забезпечується невідкладно на виконання службової записки відповідальної особи, шляхом визначення судді – доповідача (головуючого судді) із числа всіх присутніх суддів судової палати з розгляду кримінальних проваджень (справ) ( у тому числі й суддів – членів колегії конкретного кримінального провадження); визначення членів колегії здійснюється із числа усіх присутніх суддів Суду, без урахування їх приналежності до судових палат у наступному порядку:

• визначення судді доповідача (головуючого судді): автоматизована система визначає суддю – доповідача (головуючого суддю) із числа всіх суддів судової палати з розгляду кримінальних справ (проваджень), шляхом автоматизованого розподілу на одного суддю;
• визначення складу суду: забезпечується автоматизований розподіл кримінального провадження на колегію у складі трьох суддів із числа всіх суддів Суду.

У разі неможливості визначити суддю-доповідача (головуючого суддю) із числа всіх суддів судової палати з розгляду кримінальних справ (проваджень) справа передається для визначення підсудності, у порядку, визначеному чинним процесуальним законодавством.

7. Особливості здійснення розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді (складу суду)

7.1. Апеляційні скарги за наслідками перегляду судових рішень слідчих суддів суду першої інстанції, які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР) передаються раніше визначеному судді, судді-доповідачу у випадку наявного покликання на номер ЄРДР.

7.2. У разі відсутності покликання на номер ЄРДР, що унеможливлює передачу апеляційної скарги раніше визначеному в судовій справі судді-доповідачу - такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

8. Особливості повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями

8.1. У випадку

- відсутності (заздалегідь відомої відсутності) судді-доповідача пов’язаної з тимчасовою непрацездатністю, що може призвести до порушення строків розгляду судової справи цивільного, кримінального судочинства та справи про адміністративне правопорушення, - на строк понад 30 календарних днів;

- у випадку відсутності (заздалегідь відомої відсутності) судді-доповідача у справі про розгляд апеляційної скарги на ухвалу слідчого судді, пов’язаної з тимчасовою непрацездатністю, відрядженням, що може призвести до порушення строків розгляду справи за апеляційною скаргою, - на строк понад 10 календарних днів.

з метою недопущення порушення строків розгляду судової справи, за Довідкою секретаря палати, а у випадку його відсутності – заступника голови суду, забезпечити здійснення повторного автоматизованого розподілу судових справ не пізніше дня, наступного за тим, коли стало відомо про вказані обставини.

8.1.2. У випадку тимчасової відсутності судді-доповідача на менший строк, повторний автоматизований  розподіл справ не проводиться.

8.2. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

8.2.1. У разі неможливості продовження розгляду справи (призначення справи до розгляду) одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та  пологами, довготривале перебування на  лікарняному або у відпустці тощо) та у інших випадках, коли суддя-член колегії не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (зокрема, у зв’язку з припиненням повноважень судді) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, що виконує його обов’язки) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду та підпункту 5.5. Засад.

 8.2.2. У разі неможливості продовження розгляду кримінальних проваджень з перегляду судових рішень апеляційною інстанцією (індекс 11-кп), кримінальних проваджень у справах за апеляційними скаргами на ухвали слідчих суддів ( індекс 11-сс) та проваджень за поданнями (клопотаннями) про направлення кримінального провадження з одного суду до іншого (індекс 11-п) одним із суддів-членів колегії (перебування у відпустках, на лікарняному тощо), заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, що виконує його обов’язки) на виконання службової записки судді-доповідача у справі із числа усіх суддів Суду без урахування їх приналежності до судової палати, шляхом забезпечення автоматизованого розподілу при заміні судді – члена колегії у вказаних справах із числа всіх суддів Суду.

9. Визначення коефіцієнтів складності категорій судових справ, коефіцієнтів адміністративних посад та форми участі судді в розгляді судової справи

9.1   Встановити наступні коефіцієнти складності категорій судових справ:

9.2. Суддям, які обіймають адміністративні посади та секретарям судових палати, з метою забезпечення умов для виконання ними як обов’язків за займаною посадою так і обов’язків судді,  встановити наступні відсотки навантаження порівняно з навантаженням інших суддів:

- голова суду – 100 %

- заступники голови суду –100 %

9.3. Встановити наступні коефіцієнти форми участі судді у розгляді судової справи:

• для судді-доповідача — 1;
• для головуючого судді – 1;
• для судді-учасника судової колегії — 0,01;
• для запасного судді -0,01.

      Прикінцеві та перехідні положення.

 9.1 Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження Зборами суддів Рівненського апеляційного суду та застосовуються з 01.04.2025.

9.2. Керівнику апарату Суду забезпечити оприлюднення Засад на офіційному сайті Суду.

9.3. Керівнику апарату Суду забезпечити проведення налаштування АСДС згідно Засад.

                                                                                                                                         Додаток № 1

Постійно діючі колегії суддів

судової палати з розгляду цивільних справ

Рівненського апеляційного суду

Додаток № 2

Постійно діючі

 колегії суддів судової палати з розгляду кримінальних проваджень (справ)

Рівненського апеляційного суду

Додаток № 3

Слідчі судді

Рівненського апеляційного суду

Полюхович О.І.

Збитковська Т.І.

Гладкий С.В.

Шимків С.С.

Ковальчук Н.М.

Додаток № 4

Судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження

щодо неповнолітніх в Рівненському апеляційному суді

1. Гладкий С.В.
2. Збитковська Т.І.
3. Полюхович О.І.